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设备监理中的采购管理

发布日期:2016-01-14    来源:作者:顾峥嵘 万维强 单位:英泰克工程顾问(上海)有限公司      点击数:19074

       采购管理是工程项目管理的重要组成部分,是项目执行过程中关键的一步,其直接影响工程的建设周期、质量及费用。工程项目中设备、材料占投资比重大,且类别品种多、技术性强、涉及面广、工作量大,同时对其质量、价格和进度都有着严格的要求,并具有较大的风险性。因此,提高对采购管理工作重要性的认识,自觉加强对采购工作的管理,对工程项目的顺利实施有着重要的意义。
       一、PMC项目管理模式下的采购管理
       工程项目管理是以项目及其资源为对象,运用系统的理论和方法对项目进行高效率的计划、组织、实施和控制,以实现项目目标的管理方法体系。
       1、工程项目采购管理形式
       采购(Procurement),原意是努力获得,或设法搞到,或采办,其含义不同于一般概念上的商品购买,它包含着以不同方式通过努力从系统外部获得货物、土建工程和服务的整个采办过程。工程项目采购,是指采购人通过购买、租赁、委托或雇佣等方式获得工程、货物
或服务的行为。因此,工程项目采购内容包括工程采购、货物采购和服务采购。
       设备和材料采购是项目管理中一个重要的管理内容,工程项目采购管理是与工程项目管理模式紧密相关的,目前国内工程项目采购主要有四种管理模式:
       (1)业主自行采购模式。业主既是项目投资主体,又是项目的管理主体。项目采购由业主自行负责实施和管理。
       (2)工程项目总承包建设模式。在EPC(E指设计、P指采购、C指施工)工程项目管理模式下是由一家总承包商负责设计、采购和施工,业主只负责采购监督、检查。
       (3)业主委托承包商代采购关键设备,业主付款模式,简称CFRE。承包商按业主的要求代采购工程项目关键设备,采购费用由业主支付,承包商负责采购管理,收取采购服务费。
       (4)业主聘请工程项目管理承包商的采购管理模式,简称PMC。在PMC工程项目管理模式下,PMC作为业主代表或延伸主要负责工程项目的全面管理工作,而具体的工程项目实施则由EPC或EP+C、E+PC总承包商来承担。PMC负责采购管理、监督、检查,承包商负责采购实施。PMC承包商对项目进行集成化管理在近年国内大型石化、核电、轨道交通设备工程中逐渐应用。
       2、设备监理在采购管理中的角色
       PMC项目管理模式在实施中分成两个阶段来进行,第一阶段叫做定义阶段,第一阶段叫做执行阶段。在项目定义阶段,PMC的任务是代表业主对项目的前期工作进行管理,包括项目前期规划设计、建设方案的优化,负责组织完成基础设计,确定主要设备、材料的规格与数量。在项目实施期间,PMC应及时向业主报告工作,业主则派出少量人员对PMC的工作进行监督和检查。PMC是业主的延伸,并与业主充分合作,确保项目目标的完成。
       设备监理是项目管理的重要内容,是项目管理承包商,涵盖设备招投标、设计联络、工厂制造、出厂验收、设备安装调试等阶段,在安装调试前的各阶段也属于采购管理的范畴。随着设备监理制度完善及监理队伍的壮大,设备监理单位已能成为合格的设备采购服务商,并发挥监理工程师的专业优势,完成采购管理的质量目标、进度目标及投资目标。目前,在国内城市轨道交通设备项目中已逐渐通过招标形式由监理单位担当设备集成/监理服务商,实施对供应商及施工承包商的采购管理工作。
       二、PM C模式下设备采购管理工作界面及合同机制
       大型工程建设项目中的设备采购是一项专业性很强的工作,设备采购人员需要具备一定的工程知识、设备知识、合同法律知识、国际贸易知识等,设备采购通常作为PMC工作的一部分,由专业的PMC承包商负责。业主监控PMC承包商的工作,并根据PMC承包商的建议对某些重大事项做出决策,并按采购合同要求支付采购费用。大型工程建设项目中设备的采购和管理工作涉及方众多,合同关系及工作界面关系复杂,也存在一个多方博弈问题。因此,理清各参与方之间的工作界面,选择合适的合同机制,合理分配各方的权利和职责是做好设备采购工作的关键。
       PMC承包商是设备采购工作执行者及管理者,业主是PMC承包商工作的监管者和批准者,两者之间是一种基于PMC合同的委托代理关系。在采购工作中由业主委托或授权PMC承包商进行设备技术规格书的审查、资格预审、招标等工作,并行使采购合同中业主的部分权力和职责。作为业主代表,需要选择合适的合同机制,合理分配供货商、设计承包商、EPC承包商、监造商、运输商等各参与方在设备采购中的权利和职责,协调各参与方的工作,保证采购、制造、运输、安装、调试等工作的顺利进行。
       业主与供货商之间是基于采购合同的买卖关系,供货商根据合同要求对相关设备进行设计、制造、运输、交货,并提供培训、现场安装调试指导等技术服务,业主根据合同支付设备价款。在合同执行过程中,业主委托授权PMC承包商行使采购合同中业主的部分权力。PMC承包商作为采购工作的主要协调者,在供货商的设计制造等环节,协调供货商与设计承包商的技术参数、图纸的交流,协调供货商与监造商的监造、催交工作,协调供货商与EPC承包商的安装、调试等工作,协调供货商与业主营运部门的试运行、运行等工作。
       业主与EPC承包商之间是EPC合同关系,设备作为甲供物资提供给EPC承包商使用,EPC承包商负责设备在现场的保管、开箱检验、安装、调试、试运行等工作。PMC承包商作为业主的代表,监督检查EPC承包商的工作。供货商需要根据采购合同要求,为EPC承包商的上述工作提供技术支持服务。
       从以上分析可以看出,设备的采购和管理合同机制主要由业主与PMC承包商之间PMC合同、业主与供货商之间的采购合同和业主与EPC承包商之间的EPC合同构成。PMC承包商、供货商和EPC承包商在整个设备采购、安装、调试等方面负责各自工作,同时PMC承包商作为业主代表,管理协调各方工作。
       三、PMC模式下设备采购和管理各阶段几项重要工作
       在实际工作中,由于参与方众多,合同关系和工作界面比较复杂,以及参与各方趋利避害的本能,很容易造成各方之间存在的问题反复、责任推诿等问题,故PMC承包商要加强设备的招标、设计联络、监造、检验及催交工作,确保设备采购质量与工期。
       PMC承包商对设备的采购和管理工作以合同签订日期为节点分为两个阶段,即招标阶段和采购合同执行阶段。在招标阶段PMC承包商是主要的工作执行者,利用自己丰富的专业知识和工作经验,为业主的决策提供专业建议。在合同执行阶段,监造、催交等工作由PMC承包商负责,而安装、调试、试运行等工作是EPC承包商的工作范围,PMC承包商在其中主要起协调、监督作用,协调供货商、EPC承包商等没有合同关系的各方之间的工作,保证设备按时制造、交货、安装、调试和试运行。
       1、招标阶段
       采购的工作应从项目的初步设计开始,根据选定的工艺方案,在基础设备承包商开始编制设备技术规格书的同时,PMC承包商要开展各项设备采购的资格预审工作。在设备采购长名单确定之后,即向长名单中需要资格预审的厂商发出资格预审邀请函。根据业主批准的资格预审标准,对厂商提供的资格预审文件进行评估,评估完成后编制资格预审报告,根据资格预审的结果制定初步的短名单报业主审批。
       设备采购短名单确定后,根据基础设计承包商的设计进度,需要组织短名单中的厂商与设计承包商进行技术交流,让基础设计承包商了解各个厂商的制造能力,也让厂商了解设计承包商对设备的技术要求,设备技术规格书审查完毕后,PMC承包商要根据采购计划协助组织招标。
       2、合同执行阶段
       设备采购合同签订之后,PMC承包商的主要责任则是作为业主代表,监督协调供货商、EPC承包商、运输商等各参与方的工作。根据业主授权,完成采购合同中授权给PMC职责,如付款确认、关键停检点的见证和出厂检验见证等。
       设计联络是设备采购合同签订后在设备设计阶段的一项重要工作,是设备合同双方及相关设计单位之间的技术沟通、联络过程,其重要目的是进一步完善合同设备使用功能、技术参数及性能指标要求,明确合同设备与其他系统设备及土建、装修的技术接口。
       产品设计审查安排在设计联络完成之后。审核供货商的产品设计是否符合合同及设计联络会确认的要求,确保样机或批量生产设备的性能和功能符合要求。
       设备监造是指承担设备监造工作的PMC承包商按照设备供货合同的要求,对工程项目所需设备在制造和生产过程中的工艺流程、制造质量及设备制造单位的质量体系进行监督。对技术先进、制造难度高、加工工艺复杂、价格比较昂贵、在运营中其故障影响严重等设备可实行监造管理。
       设备监造的前提是监造方对制造厂的高度控制能力,而完善的监造体系包括完善的管理程序及监督导则、高效的监造管理信息平台以及经验丰富的监造队伍则是设备监造成功的保障。对特别重要的设备可采取驻厂监造的方法。
       出厂验收是按合同和规范书要求,对设备制造质量和应交付文件进行全面的最后检查、试验和清点。
       四、结束语
       随着设备监理制度完善及监理单位自身管理水平的提高,发挥监理单位管理优势和管理特点,设备监理单位已能成为合格的设备采购服务商并发展为合格的PMC承包商。